Wist u dat accountants meer geheimen bewaren dan artsen?
Het klinkt misschien als een grap, maar de uitspraak komt van een compliance-expert tijdens een seminar over gegevensbescherming in Amsterdam. En hoewel het met een knipoog werd gezegd, zit er een kern van waarheid in. Accountants hebben toegang tot intieme details over bedrijven, huishoudens en financiële constructies die zelfs directe familieleden soms niet kennen. Sterker nog, het schenden van die vertrouwelijkheid kan niet alleen reputaties schaden, maar ook juridische gevolgen hebben (NBA, 2023).
In een tijd waarin datalekken, cyberaanvallen en digitale archieven dagelijkse realiteit zijn, wordt de vertrouwelijkheid van gegevens steeds complexer. Wat betekent dit voor accountants? Hoe zorgen zij ervoor dat de gevoelige informatie van klanten veilig blijft — niet alleen juridisch, maar ook ethisch?
In dit artikel duiken we in de wereld van vertrouwelijkheid binnen de accountancy. We verkennen hoe accountants omgaan met vertrouwelijke gegevens, welke valkuilen er bestaan en hoe toekomstige wetgeving mogelijk alles op scherp zet. Onderweg krijg je inzichten van professionals, actuele voorbeelden én praktische handvatten. Of je nu ondernemer, student of professional bent, één ding is zeker: de manier waarop vertrouwelijke informatie wordt behandeld, raakt ons allemaal.
Van balboekje tot cloudopslag: vertrouwelijkheid in de kern
Vertrouwelijkheid is geen modern modewoord binnen de accountancy — het is al decennialang een fundamenteel principe. In de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) staat het expliciet als kernwaarde genoemd. Een accountant moet informatie die hij of zij tijdens de uitoefening van het beroep ontvangt, strikt vertrouwelijk behandelen. Dat geldt niet alleen voor rapporten en jaarrekeningen, maar ook voor e-mails, gesprekken, notities en zelfs de context van bepaalde klantvragen (NBA, 2022).
Een treffend voorbeeld komt van Eva van Rijn, registeraccountant bij een middelgroot kantoor in Utrecht. “We krijgen soms vragen van familieleden van ondernemers — over hoe het bedrijf loopt of of er schulden zijn,” vertelt ze. “Ons antwoord is altijd: dat mogen we niet zeggen. Zelfs als het over hun eigen partner gaat.”
Deze vertrouwelijkheid strekt zich bovendien uit tot ná de opdracht. Een accountant blijft gebonden aan geheimhouding, ook nadat een klantrelatie is beëindigd. Het idee hierachter? Vertrouwen moet niet alleen aanwezig zijn, het moet onaantastbaar voelen. Dit vertrouwen is het fundament waarop het hele beroep rust.
Hoe vertrouwelijkheid écht wordt bewaakt in de praktijk
Maar hoe zorgt een accountant ervoor dat gevoelige informatie niet op straat belandt? Vertrouwelijkheid is niet alleen een kwestie van moraal — het is een continu proces van beleid, techniek en oplettendheid. Hieronder een aantal concrete praktijken die accountantskantoren hanteren:
- Strikte toegangscontrole: Alleen medewerkers die direct bij een dossier betrokken zijn, krijgen toegang tot bepaalde gegevens. Toegang is vaak gelimiteerd via systemen met rollen en machtigingen.
- Versleuteling van communicatie: Vertrouwelijke documenten worden niet zomaar via e-mail verzonden, maar via beveiligde portals of versleutelde bijlagen (GDPR Autoriteit Persoonsgegevens, 2024).
- Fysieke beveiliging: Kasten met papieren dossiers zijn afgesloten en kantoren zijn voorzien van alarmsystemen en camera’s.
- Bewustwordingstrainingen: Medewerkers worden regelmatig getraind in informatiebeveiliging, phishing-detectie en ethiek in omgang met klantdata.
Bij grotere kantoren zie je ook data protection officers (DPO’s) die toezien op de naleving van wetgeving als de AVG en specifieke richtlijnen van beroepsorganisaties. Toch benadrukken veel experts dat technologie slechts één kant van de medaille is — cultuur en gewetensvorming zijn minstens zo belangrijk.
“Vertrouwelijkheid zit niet alleen in je systemen, maar in je reflexen,” zegt Peter van Dijk, compliance-officer bij een Big Four-kantoor.
De valkuilen van menselijk gedrag en digitale gemakzucht
Hoewel accountants vaak bekendstaan als nauwkeurig en integer, zijn ook zij mensen. En juist daar liggen risico’s. Een van de grootste valkuilen? Digitale gemakzucht. Denk aan wachtwoorden op post-its, het delen van documenten via WeTransfer of het gebruik van privéapparaten zonder beveiliging. In een onderzoek van PwC (2023) gaf 41% van de ondervraagde mkb-accountants toe weleens slordig te zijn met digitale beveiliging.
Ook mondelinge vertrouwelijkheid blijkt een zwakke plek. Denk aan een gesprek in de trein, een lunch met collega’s op een druk terras, of het telefonisch doorspreken van een dossier in een open ruimte. Deze situaties zijn lastig te reguleren, maar brengen reële risico’s met zich mee.
Een ander gevaar is “informele vertrouwdheid” — wanneer een klant jarenlang bij dezelfde accountant zit en de grens tussen zakelijk en privé vervaagt. Hierdoor ontstaan er sneller situaties waarin er onbewust te veel wordt gedeeld.
Wat zijn best practices om dit tegen te gaan?
- Gebruik van een geheimhoudingsverklaring bij élke opdracht, ook voor bestaande klanten.
- Regelmatige interne audits op dossiers en communicatiepraktijken.
- Zero-trust mentaliteit: Altijd controleren wie toegang heeft, ook binnen het eigen team.
Wetsvoorstellen in aantocht: scherpere eisen op komst
De komende jaren kunnen accountants zich opmaken voor extra wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en vertrouwelijkheid. Een van de belangrijkste ontwikkelingen is de voorgenomen uitbreiding van de AVG op Europees niveau met strengere eisen aan “high-risk data processors”, een categorie waarin accountants nadrukkelijk worden genoemd (Europese Commissie, 2024).
Daarnaast wordt in Nederland gewerkt aan een nationale richtlijn voor beroepsgeheimen in de zakelijke dienstverlening. Deze zou kunnen leiden tot:
- Verplichte jaarlijkse training voor alle medewerkers op vertrouwelijkheid
- Boeteclausules bij schending, ook als deze onbewust gebeurt
- Transparantieverplichting: klanten moeten inzage krijgen in hoe hun data wordt verwerkt
Experts verschillen van mening over de impact van deze maatregelen. Sommige zien het als noodzakelijke stap richting vertrouwen in het digitale tijdperk. Anderen waarschuwen dat het administratieve lasten zwaarder maakt dan nodig.
Toch is één ding zeker: de rol van de accountant verandert mee met de maatschappij. Waar vroeger vertrouwelijkheid vooral moreel was, wordt het nu ook juridisch, digitaal en structureel verankerd.
Blijft vertrouwen het hart van de accountancy?
In een tijd van algoritmes, digitale spionage en AI-gegenereerde rapporten blijft vertrouwen een bijzonder menselijk goed. En precies daar ligt de rol van de accountant: als hoeder van dat vertrouwen. Niet alleen via wetgeving, maar juist in het dagelijkse doen en laten, de houding, en de keuzes die gemaakt worden op momenten dat niemand kijkt.