Er zijn twee soorten ondernemers:
- De “ik bewaar alles netjes”-mensen.
- De “ik heb het ergens”-mensen.
En eerlijk? Type 2 is veel groter dan type 1. Niet omdat je lui bent, maar omdat je bezig bent met klanten, werk leveren en je bedrijf draaiende houden. Alleen… je administratie heeft daar soms andere gevoelens bij.
Accountant software is geen magische app die je administratie vanzelf “goed” maakt. Het is vooral een manier om de samenwerking met je accountant zó te organiseren dat je minder hoeft te zoeken, minder vergeet, en minder betaalt voor herstelwerk.
In dit artikel krijg je een praktische aanpak: welke software-onderdelen er zijn, hoe je een workflow kiest die je wél volhoudt, en welke fouten bijna iedereen een keer maakt.
Wat bedoelen we met “accountant software”?
Met “accountant software” bedoelen mensen vaak verschillende dingen. Meestal gaat het om een combinatie van:
- Boekhoudsoftware (waar je facturen/bonnen/boekingen landen)
- Portaal of klantomgeving (waar je documenten deelt en vragen afhandelt)
- Bankkoppeling (automatisch inlezen van transacties)
- Scan- en herken (bonnetjes en facturen automatisch uitlezen)
- Rapportage/ dashboards (om te sturen, niet alleen terug te kijken)
Het doel is simpel: minder handwerk, minder heen-en-weer mailen, en een administratie die “doorloopt” in plaats van één grote piek aan het einde van het jaar.
Wil je eerst snappen wat een accountant in het algemeen doet (en wanneer het loont)? Start bij de accountant gids.
Waarom software je accountant vaak “goedkoper” maakt (zonder dat je op kwaliteit beknibbelt)
De meeste kosten zitten niet in “de knop indrukken”, maar in:
- ontbrekende documenten
- onduidelijke omschrijvingen
- verkeerde btw-codes
- facturen die niet matchen met betalingen
- achteraf uitpluizen wat je bedoelde
Software helpt vooral door:
- informatie op één plek te verzamelen
- structuur af te dwingen (zonder dat jij een schemafetisj nodig hebt)
- automatisch te koppelen (bank ↔ factuur ↔ boeking)
Daarmee krijg je: snellere verwerking, minder correcties, minder stress.
De 5 bouwstenen van een goede digitale workflow
1) Eén “inbox” voor alles (bonnen & facturen)
Kies één vaste route:
- upload in portal
- mail door naar één adres
- app-scan op je telefoon
Het maakt minder uit welke route je kiest, dan dat je er eentje kiest die je echt gebruikt.
Tip: Zet een mini-regel voor jezelf: bon binnen 24 uur vastleggen. Dan wordt het nooit een berg.
2) Bankkoppeling: de grootste tijdwinst met de minste moeite
Een bankkoppeling haalt transacties automatisch binnen. Dat scheelt:
- handmatig downloaden
- vergeten afschriften
- “waar is die betaling gebleven?”
En het maakt het matchen met facturen veel makkelijker.
3) Facturen uitsturen = meteen goed archiveren
Als je facturen maakt in een systeem dat ze ook bewaart, heb je later minder zoekwerk. Extra fijn als je:
- herinneringen verstuurt
- status bijhoudt (open/ betaald/ te laat)
4) Slimme categorieën (maar niet over-engineeren)
Veel mensen gaan los met 47 categorieën. Klinkt georganiseerd, maar het onderhoudt zichzelf niet.
Beter:
- houd je categorieën simpel
- spreek met je accountant af welke indeling jullie volgen
- verander het niet elke maand “omdat je nu eenmaal een nieuw inzicht had”
5) Rapportage die je echt gebruikt (anders is het decor)
Dashboards zijn pas nuttig als je er beslissingen mee neemt. Kies 3–5 cijfers die je snapt en gebruikt, zoals:
- omzet
- marge
- kostenontwikkeling
- openstaande facturen
- cashflow / bankstand
Als je MKB bent en je wilt hier echt op sturen: lees ook MKB accountant. Als je ZZP bent: ZZP accountant.
Zo richt je samenwerking met je accountant in (zonder eindeloze mailtjes)
Spreek vaste momenten af
- wekelijks: bonnetjes/facturen bijwerken (10 minuten)
- maandelijks: openstaande facturen + check “klopt het nog?”
- per kwartaal: korte review + vragenlijst
Een ritme is de helft van de winst.
Maak afspraken over “wat is goed genoeg?”
Dit voorkomt irritatie aan beide kanten. Denk aan:
- welke documenten je altijd meestuurt (factuur + bon + contract indien relevant)
- hoe je privé/zakelijk noteert
- wat je doet bij gemengde kosten
Gebruik het portal als “single source of truth”
Als jij alles mailt en je accountant alles terug mailt, ontstaat er gegarandeerd een mapje “Administratie (definitief) (final) (echt)” met 18 versies.
Portaal = één plek, één waarheid.
Veiligheid: klein onderwerp, groot effect
Financiële data is gevoelig. Een digitale workflow is pas echt slim als hij ook veilig is.
Minimale must-haves:
- 2FA / MFA waar mogelijk
- rollen en rechten (niet iedereen hoeft alles te kunnen)
- logische toegang (wie mag betalingen klaarzetten, wie controleert?)
- back-up en audit trail (wie heeft wat gedaan?)
Je hoeft geen IT’er te zijn — maar “wachtwoord123” is geen bedrijfsproces.
Veelgemaakte fouten (zodat jij ze niet hoeft te maken)
- Alles pas regelen in maart/april
- Bonnetjes los bewaren “tot ik tijd heb”
- Verschillende systemen gebruiken zonder vaste koppeling
- Te ingewikkelde categorieën maken
- Facturen sturen vanuit het ene systeem en boekhouden in het andere, zonder match
- Geen afspraken over aanlevering, dus elke maand ad hoc paniek
Checklist: zo weet je of je workflow werkt
Je zit goed als:
- je binnen 2 minuten een factuur of bon kunt terugvinden
- je weet wat je openstaande facturen zijn
- je accountant niet telkens dezelfde ontbrekende dingen hoeft te vragen
- je kwartaalgesprek over je bedrijf gaat (niet over “waar is die bon?”)
FAQ
Moet ik dezelfde software gebruiken als mijn accountant?
Niet altijd, maar koppeling en uitwisseling moeten soepel zijn. Als het elke maand handmatig importeren is, betaal je uiteindelijk in tijd en frustratie.
Kan software een accountant vervangen?
Software vervangt vooral het handwerk, niet het inzicht. Je accountant helpt met interpretatie, keuzes en risico’s. Dat verschil zie je vooral bij belasting en structuur — kijk daarvoor ook naar accountant en belastingaangifte.
Wat is de snelste winst als ik nu nog “alles los” heb?
Begin met één inbox voor documenten en een bankkoppeling. Dat zijn vaak de twee grootste hefboompjes met de minste verandering.
Verder lezen
- Het overzicht: accountant gids
- ZZP-context: ZZP accountant
- MKB-context: MKB accountant
- Belasting & aangiftes: accountant en belastingaangifte