Een accountant inhuren klinkt simpel: je zoekt iemand, tekent iets, klaar.
In de praktijk is het eerder: je zoekt iemand, praat met drie kandidaten, krijgt offertes die nét te vaag zijn, en ontdekt dat “we regelen het” soms betekent “we gaan veel vragen stellen — later”.
Het kan ook soepel. Als je vooraf helder bent over doel, scope, aanlevering en samenwerking, bespaar je tijd, geld en irritatie.
Hier is een praktisch stappenplan waarmee je een accountant inhuurt alsof je dit vaker doet (ook als dit je eerste keer is).
Stap 0: bepaal eerst jouw doel (anders koop je “accountancy” en dat is te breed)
Kies één hoofdreden waarom je een accountant wilt:
- Basis op orde: jaarwerk/aangiftes zonder stress
- Meer grip: tussentijds inzicht, KPI’s, advies
- Groei/complexiteit: personeel, financiering, meerdere activiteiten
- Overstap: huidige samenwerking loopt niet lekker
Wil je eerst begrijpen wat een accountant allemaal doet? Start bij de accountant gids.
Stap 1: maak een shortlist (max 3–5 kandidaten)
Je hoeft niet 12 gesprekken te voeren. Drie goede gesprekken geven vaak meer duidelijkheid dan tien “misschien’s”.
Zoek je nog een slimme aanpak om te shortlisten? Gebruik accountant zoeken.
En als je twijfelt tussen soorten kantoren (klein/middelgroot/groot): lees accountantkantoor kiezen.
Stap 2: bereid je intake voor (dit scheelt je letterlijk geld)
Veel accountantkosten ontstaan doordat de intake rommelig is en het kantoor later veel moet uitzoeken. Maak het jezelf makkelijk met deze mini-set:
Wat je klaarlegt (15–30 minuten werk)
- laatste jaarrekening (als je die hebt)
- aangiftes (btw/IB/VPB) van het laatste jaar
- overzicht: omzet, bankrekeningen, eventuele leningen
- welke software je gebruikt (of hoe je nu admin doet)
- bijzonderheden: personeel, auto, voorraad, internationale klanten
Werk je digitaal (of wil je dat)? Dan is dit handig: accountant software.
Stap 3: stel de juiste vragen (zodat je niet op “gevoel” kiest)
Hier zijn vragen die het verschil maken tussen “leuk gesprek” en “goede keuze”:
Over samenwerking
- Wie is mijn vaste contactpersoon?
- Wie neemt over bij vakantie/ziekte?
- Hoe snel reageren jullie gemiddeld?
- Hoe ziet jullie jaarplanning eruit (wanneer jaarwerk, wanneer checks)?
Over scope
- Wat zit er standaard in en wat is meerwerk?
- Hoeveel overlegmomenten zijn inbegrepen?
- Wat verwachten jullie van mij qua aanlevering?
Over fit
- Hebben jullie ervaring met mijn type bedrijf (ZZP/MKB, personeel, voorraad, projecten)?
- Wat is jullie ideale klant (en pas ik daarbij)?
Over kwaliteit en verwachtingen
- Hoe zorgen jullie dat het werk klopt (review/controleproces)?
- Wat mag ik redelijkerwijs van jullie verwachten? (sluit aan op zorgplicht accountant)
Stap 4: offertes vergelijken (zonder appels-met-peren)
Offertes vergelijken lukt pas als je weet wat je vergelijkt. Let op:
1) Wat zit inbegrepen?
- jaarrekening / jaarafsluiting
- aangiftes
- tussentijdse rapportage/advies (ja/nee)
- contactmomenten
2) Wat is meerwerk?
Wanneer wordt iets extra? En hoe wordt dat berekend?
3) Welk prijsmodel gebruiken ze?
- uurtarief
- vaste prijs per dienst
- pakket/abonnement
Voor prijslogica en voorbeelden:
accountant kosten en wat kost een accountant.
4) Wat is de planning?
Wanneer start het jaarwerk? Wanneer is het klaar? Hoe werken ze met deadlines?
Stap 5: maak afspraken die problemen voorkomen (de “anti-gedoe” set)
Leg dit vast (mag gewoon in een mail bevestiging):
- scope (wat wel/niet)
- prijsmodel + meerwerk-regels
- aanleverdeadlines
- communicatiekanaal (mail/portal/calls)
- responstijd (bijv. “binnen 2 werkdagen”)
- evaluatiemoment (na 3 maanden of na jaarafsluiting)
Dit is ook hoe je kosten onder controle houdt — meer hierover in accountant kosten besparen.
Stap 6: onboarding: zo start je samenwerking soepel
De eerste maand bepaalt vaak hoe de rest voelt. Dit helpt:
1) Maak één centrale plek voor documenten
Bonnetjes, facturen, contracten — niet verspreid over inbox, WhatsApp en “ergens”.
2) Spreek de workflow af
Wie doet wat?
- jij: aanleveren, basis ordening
- accountant: controleren, afsluiten, adviseren (volgens afspraak)
Praktische workflow-tips: accountant software.
3) Plan een eerste “kaders gesprek”
Geen inhoudelijke deep dive, maar afspraken:
- welke KPI’s volgen we?
- welke momenten spreken we elkaar?
- wat zijn deadlines dit jaar?
Overstappen naar een nieuwe accountant (zonder chaos)
Als je overstapt, pak het zo aan:
- Verzamel kernstukken (jaarrekening, aangiftes, administratie-export)
- Spreek overdrachtsmoment af
- Laat de nieuwe accountant een “startcheck” doen: ontbreekt er iets, zijn er risico’s?
En vooral: wees eerlijk over waarom je overstapt. Dat helpt om hetzelfde probleem niet te herhalen.
Red flags: wanneer je beter niet tekent
- “We regelen alles” zonder scope
- Offerte is vaag, meerwerk onduidelijk
- Geen planning of proces (alles ad hoc)
- Trage communicatie al vóór je klant bent
- Alles hangt aan één persoon, geen back-up
- Je krijgt geen duidelijke uitleg, alleen jargon
Als dit herkenbaar is, ga terug naar accountant zoeken en shortlist opnieuw. Dat is goedkoper dan een mismatch van een jaar.
FAQ
Wanneer is het beste moment om een accountant in te huren?
Idealiter vóór het drukke jaarwerk-seizoen en voordat je problemen hebt. Hoe eerder je structuur neerzet, hoe minder herstelwerk later.
Moet ik als ZZP’er altijd een accountant?
Niet altijd. Maar bij groei, complexiteit of behoefte aan rust kan het zeker de moeite waard zijn. Zie ook ZZP accountant.
Hoe voorkom ik dat de kosten uit de hand lopen?
Maak scope en aanlevering strak. De grootste besparing zit bijna altijd in proces, niet in onderhandelen. Lees accountant kosten besparen.
Verder lezen
- Shortlist en kwaliteit check: accountant zoeken
- Kantoor kiezen: accountantkantoor kiezen
- Verwachtingen en verantwoordelijkheid: zorgplicht accountant
- Kosten & prijsmodellen: accountant kosten en wat kost een accountant
- Slim besparen: accountant kosten besparen